Tout ce qu'il faut savoir pour automatiser votre saisie comptable en moins d'une heure.
Suivez ces étapes dans l'ordre pour être opérationnel rapidement.
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Menu Sociétés → Nouvelle société
Ouvrez le dossier d'une société → onglet Numéros
L'artisan prend en photo sa facture et l'envoie sur WhatsApp
Les documents avec anomalie sont marqués en orange
Menu Export → choisissez la période et les sociétés
Réponses détaillées sur chaque fonctionnalité.
Q.Comment l'artisan envoie-t-il ses documents ?
Il suffit d'envoyer une photo de la facture (ou PDF) directement sur le numéro WhatsApp Business de Klerbot. Aucune application supplémentaire à installer.
Q.Quels types de documents sont acceptés ?
Factures achat/vente, reçus, relevés bancaires, devis, bons de livraison, factures douane, tickets de caisse. 17 types reconnus automatiquement.
Q.L'artisan reçoit-il une confirmation ?
Oui, immédiatement après extraction : un message WhatsApp confirme le fournisseur, le montant et le type de document. En cas d'erreur (photo floue, document illisible), un message explicatif est envoyé.
Q.Peut-on avoir plusieurs artisans par société ?
Oui, illimité. Chaque numéro autorisé est lié à une société et un rôle. Un même artisan peut envoyer des documents pour plusieurs sociétés.
Q.Quelle IA est utilisée ?
Klerbot utilise un système multi-provider (Claude Anthropic, GPT-4o, Gemini) avec bascule automatique en cas de panne. Le provider actif est visible dans les paramètres admin.
Q.Quelle est la précision d'extraction ?
La précision dépend du type de document et du pays. Le parcours Maroc conserve ses contrôles existants. La Côte d’Ivoire reste à mesurer sur un corpus réel/anonymisé représentatif avant toute promesse chiffrée de précision ; les incohérences détectées restent soumises à validation humaine.
Q.Que se passe-t-il si l'image est mauvaise ?
Klerbot retente une fois avec un prompt différent. Si l'extraction échoue encore, le document est marqué 'illisible' et l'artisan reçoit un message pour renvoyer une meilleure photo.
Q.Les données sont-elles partagées avec l'IA externe ?
Les traitements IA suivent la configuration de sécurité et de rétention du fournisseur actif. Klerbot ne doit pas promettre une localisation ou une rétention identique pour tous les providers sans validation du contrat correspondant ; les données applicatives restent gérées dans l’infrastructure Klerbot.
Q.Qu'est-ce qu'une anomalie ?
Les contrôles d’anomalie dépendent du pays configuré. Au Maroc, les règles existantes conservent notamment les contrôles ICE et leurs tolérances en MAD. En Côte d’Ivoire, Klerbot utilise le contexte NCC/RCCM et uniquement les règles CI effectivement validées ; aucun seuil fiscal ou taux CI n’est inventé par défaut.
Q.Comment corriger une anomalie ?
Cliquez sur le document → onglet Correction. Modifiez le montant total, les lignes ou le fournisseur. La validation arithmétique se recalcule en temps réel.
Q.Peut-on ignorer une anomalie ?
Oui, avec une note obligatoire. L'action est tracée dans l'audit log avec votre identité et la date.
Q.Quels logiciels comptables sont supportés ?
Au Maroc, les formats historiques restent disponibles selon le catalogue existant. En Côte d’Ivoire, les exports sont autorisés uniquement avec un profil comptable validé ; Sage 100 et EBP sont les deux formats actuellement ouverts au dry-run CI. Les autres formats restent bloqués tant qu’ils ne sont pas validés.
Q.Peut-on filtrer l'export ?
Oui : par période (date de réception), par société, par type de document, par statut (valide uniquement ou tout inclus). Les anomalies peuvent être incluses ou exclues.
Q.L'export inclut-il les lignes détaillées ?
Oui. Chaque facture génère autant de lignes CSV que de lignes de facture (description, quantité, prix unitaire, total ligne). Idéal pour l'analytique et la comptabilité analytique.
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